Vì sao công nợ là điểm nghẽn của nhà phân phối?
Nhà phân phối thường bán chịu cho nhiều điểm bán và đại lý. Khi công nợ được theo dõi bằng nhiều file Excel, đối chiếu cuối tháng, thì thời điểm phát hiện vấn đề luôn muộn hơn thời điểm vấn đề bắt đầu. Đơn mới vẫn tiếp tục được giao cho khách hàng đã quá hạn.
6 nguyên tắc kiểm soát công nợ
- Đặt hạn mức công nợ cho từng khách hàng. Hạn mức dựa trên lịch sử mua, khả năng thanh toán và mức độ rủi ro, được rà soát định kỳ.
- Kiểm tra hạn mức ngay khi lên đơn. Đơn làm khách vượt hạn mức nên chuyển cho người có thẩm quyền duyệt trước khi giao hàng, thay vì xử lý sau.
- Theo dõi tuổi nợ. Chia công nợ theo thời gian quá hạn để thấy khoản nào đang chuyển xấu và ưu tiên thu hồi đúng chỗ.
- Dùng đặt cọc cho nhóm khách hàng rủi ro. Với khách mới hoặc khách có lịch sử trả chậm, yêu cầu đặt cọc là cách giảm rủi ro mà vẫn giữ được doanh số.
- Đối chiếu thu tiền theo từng đơn. Mỗi khoản thu (tiền mặt khi giao, chuyển khoản) gắn với đơn hàng cụ thể để công nợ phản ánh đúng thực tế.
- Tách quyền người bán, người duyệt và người thu. Một người không nên vừa lên đơn, vừa duyệt vượt hạn mức, vừa ghi nhận thu tiền. Mọi thao tác cần có nhật ký.
Tín hiệu cảnh báo sớm nên theo dõi
- Khách hàng thanh toán chậm dần qua các kỳ liên tiếp.
- Giá trị đơn tăng bất thường so với lịch sử của chính khách hàng đó.
- Nhiều khách hàng cùng khu vực hoặc cùng nhóm đồng thời có dấu hiệu rủi ro.
- Tần suất đặt hàng giảm đột ngột trong khi công nợ cũ chưa thu.
Các tín hiệu này có thể phát hiện bằng phương pháp thống kê đơn giản và minh bạch, không nhất thiết cần mô hình AI phức tạp. Điều quan trọng là hệ thống quét thường xuyên và báo đúng người.
Cách ZenDMS hỗ trợ kiểm soát công nợ
ZenDMS kiểm tra hạn mức công nợ khi tạo đơn, chuyển đơn cần cân nhắc cho người duyệt và áp dụng chính sách đặt cọc cho từng nhóm khách hàng. Khoản thu khi giao hàng được ghi nhận gắn với đơn. Hệ thống cũng quét các dấu hiệu bất thường theo phương pháp thống kê và phân quyền rõ giữa người bán, người duyệt và người thu, kèm nhật ký thao tác. Xem thêm bài 7 loại bất thường trong phân phối mà kế toán truyền thống bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp
Hạn mức công nợ nên đặt theo tiêu chí nào?
Thông thường dựa trên lịch sử mua hàng, lịch sử thanh toán, quy mô điểm bán và mức độ rủi ro của khách hàng. Hạn mức nên được rà soát định kỳ và điều chỉnh khi hành vi thanh toán thay đổi.
Khi nào nên yêu cầu khách hàng đặt cọc?
Với khách hàng mới, khách có lịch sử trả chậm hoặc đơn có giá trị lớn so với hạn mức. Chính sách đặt cọc cần rõ ràng và áp dụng nhất quán để tránh tranh chấp.
Phần mềm có thay thế được việc đối chiếu công nợ của kế toán không?
Phần mềm giúp công nợ cập nhật theo từng đơn và từng khoản thu nên việc đối chiếu nhanh và ít sai sót hơn, nhưng kế toán vẫn chịu trách nhiệm xác nhận số liệu cuối kỳ.